“Onze luchthaven bestaat uit een groot aantal verschillende en zeer uiteenlopende partijen. Als luchthavenoperator fungeert Brussels Airport als facilitator en zorgen we ervoor dat al die partijen goed kunnen samenwerken. Zo staan wij in voor de integratie van alle verschillende luchtvaartmaatschappijen, afhandelaars, federale politie en douane. Brussels Airport voorziet de infrastructuur voor alles wat in en rond een vliegtuig gebeurt, van het moment dat het landt tot het weer opstijgt — zowel voor passagiers als voor de crew.” Zo vat Ralph Kringhs de enorme variatie aan activiteiten samen die Brussels Airport Company uitvoert.

Brussels Airport is de internationale luchthaven van België en ligt in de buurt van de hoofdstad Brussel. Op het moment van schrijven huisvest de luchthaven 317 afzonderlijke bedrijven en werken er zo’n 24.000 mensen. Brussels Airport Company is de organisatie die al die diverse spelers samenbrengt en coördineert. IT is daarbij cruciaal. De IT-afdeling van Brussels Airport Company telt vandaag ongeveer 120 medewerkers, actief als servicemanagers, businessanalisten, software engineers, testers en ICT-operationsspecialisten.
Ralph Kringhs, één van de ICT-architecten, ondersteunt de Digital & ICT-afdeling. “Onze afdeling bouwt en onderhoudt zowel maatwerkapplicaties als integraties met de bestaande applicaties en systemen van alle betrokken partijen op de luchthaven.”

“Op digitaal vlak krijgen we binnen Brussels Airport te maken met een brede waaier aan initiatieven. Enerzijds zijn er de toepassingen waarmee passagiers rechtstreeks in contact komen, zoals onze websites en mobiele applicatie. Maar de systemen die passagiers niet meteen zien, zijn minstens even belangrijk omdat ze alle operationele processen ondersteunen. Daarnaast is er uiteraard ook het klassieke back-office applicatielandschap dat je in veel organisaties terugvindt.”

“Het is mijn verantwoordelijkheid om de beste aanpak te vinden voor software-engineeringprocessen, software development lifecycles en de tools die die ondersteunen.” In zijn zoektocht naar geschikte oplossingen voor die uiteenlopende processen kwam Ralph ongeveer tien jaar geleden uit bij Atlassian-producten. “In het begin hebben we die tools zelf uitgerold. Doorheen de jaren, naarmate onze organisatie groeide en de tools steeds intensiever gebruikt werden, zijn we overgestapt naar een volgende fase: die van enterprise.” Die schaalvergroting bracht nieuwe eisen met zich mee voor de digitale omgeving. Brussels Airport Company moest nadenken over optimale oplossingen voor databeveiliging en -beheer, én over hoe ze het overzicht over alle software konden behouden. Met die uitdagingen in het achterhoofd begon Ralph te kijken naar het inzetten van outsourced managed services.

In die tien jaar is Ralphs setup inhoudelijk weinig veranderd. Ze werken nog steeds hoofdzakelijk met Jira, Confluence, Bitbucket en Bamboo. Het grootste verschil zit in de schaal waarop alles vandaag draait.

“De afgelopen tien jaar hebben we onze installaties regelmatig geüpgraded om het groeiende aantal gebruikers te ondersteunen. We begonnen met een Jira-installatie voor 50 gebruikers. Al vrij snel voegden we ook Bamboo toe om onze ontwikkelcyclus verder te stroomlijnen. Onze gebruikersgroep bleef groeien, waardoor we eerst overstapten naar een Jira-licentie voor 100 gebruikers, en daarna naar 250. Rond die periode breidden we onze suite verder uit met Confluence, waardoor onze setup ook aantrekkelijk werd voor teams buiten IT. Ongeveer drie jaar geleden hebben we de suite opengesteld voor de volledige organisatie. Naarmate steeds meer teams aansloten, werd het beheer van de volledige omgeving een voltijdse taak. Dat was het moment waarop we begonnen te zoeken naar een manier om die taken uit te besteden. We willen de capaciteit van onze eigen mensen inzetten op onze kernactiviteiten. Alles wat we via een extern beheerde service kunnen afnemen, besteden we uit. Toen het moment kwam om onze Jira-installatie uit te breiden naar 500 gebruikers, kwamen we uit bij Atlassians datacenter-model, in combinatie met de services van Idalko.”

Wat begon als een kleine proof-of-concept voor zes personen, is intussen uitgegroeid tot een cruciale component in de werking van de volledige luchthaven. “Onze Atlassian-suite is er vandaag niet langer alleen voor IT. Het model ondersteunt cross-departementale teams bij het uitwerken en ontwikkelen van nieuwe oplossingen. Het zou aanzienlijke risico’s met zich meebrengen om dit volledig met eigen middelen te blijven beheren. De extra zekerheid van een infrastructuur die beheerd wordt door een gespecialiseerd team was een belangrijke reden om voor Idalko te kiezen.”

De keuze voor een externe service

Aangezien deze digitale setup steeds belangrijker werd voor de luchthaven, klopten Ralph en zijn team aan bij Idalko. Hoewel de interne installatie op eigen servers technisch goed functioneerde, werden die servers stilaan ‘single points of failure’. Daarom werd beslist om te migreren naar het datacenter-model. Die stap maakt deel uit van een breder traject dat Ralph omschrijft als ‘Go enterprise-grade met onze Atlassian-suite’.

Ralphs keuze werd voornamelijk ingegeven door GDPR-overwegingen. Voor veel Belgische bedrijven is het belangrijk dat hun data uitsluitend op Europese servers blijft staan, om conform te blijven met de Europese privacywetgeving. Daarom besliste Brussels Airport Company om de installatie on-premise te behouden, al biedt Idalko ook hostingopties aan waarbij de infrastructuur gegarandeerd in Europa wordt gehost.

De migratie werd tot in de puntjes voorbereid, met tal van test-runs. “We hebben een aparte testomgeving opgezet en de migratie meerdere keren uitgevoerd om zeker te zijn dat alles zou werken zoals verwacht. Na die uitgebreide voorbereiding en testen hebben we de effectieve migratie naar het datacenter-model uitgevoerd. Die planningsfase was cruciaal voor een vlotte migratie en kreeg bij alle betrokkenen absolute prioriteit.”

De kost van fouten

Voor organisaties zoals Brussels Airport Company is het van cruciaal belang dat ingrepen zoals migraties, upgrades of updates nooit interfereren met de dagelijkse werking van de luchthaven. “Onze kernapplicatie is een centrale databank die we CDB noemen. Dat is de informatiehub waarin alle operationele vluchtprocessen samenkomen. Zodra meer dan twee partijen op de luchthaven geïnteresseerd zijn in bepaalde vluchtinformatie, komt die informatie uit de CDB.”

Die fysieke Kanban- en SCRUM-borden worden op verschillende manieren weerspiegeld in hun digitale tegenhangers in Jira. Ik raad nieuwkomers vaak aan om eerst met een fysiek bord te werken. Zodra ze het ritme van een agile workflow te pakken hebben, stappen ze over naar onze digitale tools.”

Het enthousiasme van Ralph Kringhs voor Atlassian-tools lijkt in de tien jaar sinds hij met Jira begon geen moment afgenomen. Dat is ook begrijpelijk. Zijn digitale omgeving bestaat uit betrouwbare en intuïtieve tools die door iedereen ingezet kunnen worden voor een brede waaier aan toepassingen — precies wat je nodig hebt in een organisatie van de schaal van Brussels Airport. Dankzij de managed services van Idalko wordt Ralphs werk nog eenvoudiger. Door een groot deel van het operationele beheer uit te besteden, kan zijn team zich focussen op wat écht telt: het ontwikkelen en onderhouden van applicaties die reizigers vlot en veilig op hun bestemming brengen.