Gérer l’ICT de Brussels Airport

À propos de Brussels Airport

Avec près de 25,7 millions de passagers en 2018, Brussels Airport est l’un des plus grands aéroports d’Europe et le principal aéroport de Belgique. Brussels Airport relie la capitale de l’Europe à 248 destinations à travers le monde, desservies par 80 compagnies aériennes.

L’aéroport est un véritable microcosme. Une sorte de ville où chacun travaille ensemble pour vous amener à destination de la manière la plus efficace possible. Au sein de l’équipe Digital & ICT, Ralph Kringhs veille à ce que cette ville qu’est Brussels Airport fonctionne sans accroc, en fournissant un large éventail de solutions technologiques. Nous l’avons rencontré pour évoquer les nombreux défis liés à la gestion d’un aéroport et la manièr

Ce que l’IT représente pour
Brussels Airport

« Notre aéroport est composé d’un grand nombre d’acteurs différents et très variés. En tant qu’opérateur aéroportuaire, Brussels Airport joue un rôle de facilitateur, en veillant à ce que toutes ces parties puissent collaborer efficacement. Par exemple, nous gérons l’intégration de toutes les compagnies aériennes, des handlers, de la police fédérale et des douanes. Brussels Airport fournit les infrastructures nécessaires à tout ce qui se passe autour d’un avion, depuis son atterrissage jusqu’à son décollage, aussi bien pour les passagers que pour les équipages. » Ralph Kringhs résume ainsi l’extraordinaire diversité des opérations assurées par Brussels Airport Company.

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Brussels Airport est l’aéroport international de la Belgique, situé à proximité de sa capitale, Bruxelles. Au moment de la rédaction, il accueille 317 entreprises distinctes et emploie environ 24 000 personnes. Brussels Airport Company est l’organisation chargée de coordonner l’ensemble de ces acteurs. Dans des opérations d’une telle ampleur, l’IT joue un rôle essentiel. Le département IT de Brussels Airport Company compte aujourd’hui environ 120 personnes, occupant des fonctions de service managers, business analysts, software engineers, testeurs et experts en opérations ICT.
Ralph Kringhs, l’un des ICT Architects de l’entreprise, est chargé de soutenir le département Digital & ICT. « Notre département développe et maintient à la fois des applications sur mesure et des intégrations avec les applications et systèmes existants de l’ensemble des parties prenantes de l’aéroport. »

« En matière de digital à Brussels Airport, nous faisons face à une grande diversité d’initiatives. Il y a bien sûr les applications avec lesquelles les passagers interagissent directement, comme nos sites web et notre application mobile. Mais les systèmes que les passagers ne voient pas sont tout aussi importants, car ils soutiennent l’ensemble des processus opérationnels. Et bien entendu, il y a aussi le paysage applicatif back-office classique que l’on retrouve dans de nombreuses entreprises. »

« Il m’incombe de trouver la meilleure manière de gérer les processus d’ingénierie logicielle, les cycles de développement et les outils qui les soutiennent. » Dans sa recherche de solutions adaptées à cette grande diversité de processus, Ralph s’est tourné vers les produits Atlassian il y a une dizaine d’années. « Au départ, nous avons déployé ces outils nous-mêmes. Puis, au fil des années, à mesure que l’organisation grandissait et que nos outils gagnaient en popularité, nous sommes passés au niveau supérieur : celui de l’entreprise. » Ce changement d’échelle a entraîné des exigences accrues pour l’environnement digital. Brussels Airport Company a dû se pencher sur les meilleures solutions possibles en matière de sécurité et de gestion des données, ainsi que sur la nécessité de conserver une vue claire de l’ensemble du parc applicatif. C’est dans ce contexte que Ralph a commencé à envisager le recours à des services managés externalisés.

Externaliser la « complexité IT » auprès d’Idalko

Au fil des nombreux changements évoqués par Ralph au sein de Brussels Airport Company, la décision d’externaliser la « complexité » des environnements digitaux devient évidente.

« Il y a dix ans, nous avons commencé à utiliser Jira dans une configuration très légère, pour un groupe projet de six personnes. J’avais choisi Jira parce qu’il répondait immédiatement à tous nos besoins, sans configuration particulière. C’est aussi pour cela que je suis si enthousiaste vis-à-vis des produits Atlassian. Notre instance Jira — tout comme Confluence ou Bamboo — ne diffère en rien de celles utilisées par d’autres entreprises. Nous ne personnalisons pas nos outils et utilisons uniquement des plugins standards du marché, bien supportés. »

En dix ans, la configuration mise en place par Ralph a peu évolué dans son principe. Les équipes travaillent toujours principalement avec Jira, Confluence, Bitbucket et Bamboo. La principale différence réside dans l’ampleur prise par l’environnement.

« Au cours des dix dernières années, nous avons régulièrement fait évoluer nos installations pour suivre l’augmentation du nombre d’utilisateurs. Nous avons commencé avec une instance Jira pour 50 utilisateurs. Très tôt, nous avons également intégré Bamboo afin de fluidifier davantage notre cycle de développement. Notre base d’utilisateurs n’a cessé de croître : nous sommes d’abord passés à une licence Jira pour 100 utilisateurs, puis à 250. À cette période, nous avons encore enrichi notre suite avec Confluence, rendant notre environnement de plus en plus attractif, y compris pour des équipes en dehors de l’IT. Il y a environ trois ans, nous avons ouvert la suite à l’ensemble de l’organisation. À mesure que de plus en plus d’équipes nous rejoignaient, la gestion de l’environnement est devenue un travail à temps plein. C’est à ce moment-là que nous avons commencé à chercher une solution pour externaliser ces tâches. Nous souhaitons utiliser la capacité de nos équipes internes pour nous concentrer sur notre cœur de métier. Tout ce que nous pouvons confier à un service managé externe, nous l’externalisons. Lorsque le moment est venu de faire évoluer Jira vers 500 utilisateurs, nous nous sommes naturellement tournés vers le modèle Data Center d’Atlassian, accompagné des services d’Idalko. »

Ce qui avait commencé comme un simple proof of concept pour six personnes est aujourd’hui devenu un composant critique du fonctionnement de l’ensemble de l’aéroport. « Notre suite Atlassian n’est plus réservée au département IT. Elle permet aux équipes transverses de collaborer et de développer de nouvelles solutions. Mettre en place et gérer ces ressources en interne comporterait de nombreux risques. La sécurité supplémentaire offerte par une infrastructure gérée par une équipe spécialisée a également pesé lourd dans notre décision de faire appel à Idalko. »

Choisir un service externe

À mesure que cet environnement digital gagnait en importance pour l’aéroport, Ralph et son équipe se sont tournés vers Idalko. Bien que l’installation on-premise sur leurs propres serveurs fonctionnait correctement, ces serveurs représentaient des « single points of failure ». C’est pourquoi la décision a été prise de migrer vers le modèle Data Center. Cette transition constitue une étape clé dans le projet global que Ralph appelle « Passer notre suite Atlassian à l’échelle Enterprise ».

« Comme Idalko est entièrement spécialisé sur la plateforme Atlassian, nous les avons choisis comme fournisseur de services managés », explique Ralph. Le processus de migration de Brussels Airport Company vers un modèle Data Center a été soigneusement planifié. « Nous avons consacré environ quatre mois à cette migration. Idalko et mon équipe ont d’abord analysé notre environnement existant ainsi que nos besoins pour la nouvelle suite. Idalko nous a ensuite proposé trois options possibles : une configuration cloud via Atlassian, sans accompagnement ni support d’Idalko ; une solution où Idalko prendrait en charge l’ensemble de l’hébergement ; ou — l’option que nous avons retenue — conserver une installation on-premise, tout en confiant sa gestion à Idalko. Plus récemment, une quatrième option est également devenue possible : déployer Atlassian dans son propre cloud tout en bénéficiant du modèle de services managés proposé par Idalko. »

Le choix de Ralph a été principalement motivé par des considérations liées au RGPD. Pour de nombreuses entreprises belges, il est essentiel que leurs données restent hébergées exclusivement sur des serveurs européens afin de garantir leur conformité avec la législation européenne en matière de protection de la vie privée. C’est pourquoi Brussels Airport Company a décidé de conserver son installation sur site, même si Idalko propose également des options d’hébergement garantissant une infrastructure basée en Europe.

La migration a été planifiée dans les moindres détails, avec de nombreux tests préalables. « Nous avons mis en place un environnement de test dédié et réalisé la migration à plusieurs reprises afin de nous assurer que tout fonctionnerait comme prévu. Une fois la phase de planification et de tests terminée, nous avons procédé à la migration effective vers le modèle Data Center. La phase de préparation a été essentielle pour garantir une migration fluide et constituait une priorité majeure pour toutes les personnes impliquées. »

Le coût des erreurs

Pour des organisations comme Brussels Airport Company, il est crucial que des événements tels qu’une migration, des mises à jour ou des montées de version n’interfèrent jamais avec les opérations quotidiennes de l’aéroport. « Notre application cœur est une base de données centrale que nous appelons la CDB. C’est le hub d’information où transitent tous les processus opérationnels liés aux vols. Dès que plus de deux acteurs de l’aéroport ont besoin d’une information concernant les vols, celle-ci provient de la CDB. »

D’autres applications critiques, fournies par le département Digital & ICT de Brussels Airport, seraient elles aussi fortement impactées par des erreurs dans l’environnement digital. « Il y a bien sûr les systèmes de gestion des bagages, mais aussi les sites web, l’application mobile, ainsi qu’une longue liste d’applications administratives ou de support destinées à nos équipes internes. Staffpages, par exemple, est une application largement utilisée par les collaborateurs de l’aéroport, car elle permet de consulter et de gérer une grande partie des informations opérationnelles clés. »

Une fois encore, Ralph souligne la stabilité des produits Atlassian comme un élément déterminant dans le choix des services managés d’Idalko. « Les outils Atlassian sont tellement stables qu’ils nécessitent très peu de monitoring. Le nombre de problèmes que nous avons rencontrés avec notre environnement Atlassian en dix ans se compte sur les doigts d’une seule main. Nous disposons d’un environnement d’acceptation dédié, dans lequel les mises à jour sont testées avant leur mise en production. Les mises à jour réalisées par Idalko se déroulent toujours sans incident, en environ une heure, sans que nos utilisateurs ne s’en aperçoivent. Bien sûr, à mesure que notre base d’utilisateurs continue de croître, nous utilisons davantage d’add-ons. Le modèle Data Center nous permet d’effectuer des mises à jour sans interruption de service. Tout cela a rendu la décision de migrer très simple. »

« Un autre élément qui nous fait gagner énormément de temps, sans que nous l’ayons anticipé, c’est la gestion des licences. Depuis qu’Idalko s’en occupe, mon équipe n’y consacre plus de temps inutilement. Nous pouvons nous concentrer pleinement sur nos propres projets. »

L’agilité qui s’étend au-delà de l’IT

Interrogé sur l’état actuel de l’installation, Ralph constate une évolution notable du profil des utilisateurs. « Au départ, seuls les membres de l’IT utilisaient notre suite — les fameux “tech boys and girls”. Aujourd’hui, nous voyons de plus en plus d’utilisateurs issus des équipes métier et du management. » Ralph attribue principalement cette évolution à Atlassian Confluence. « Confluence rend l’ensemble de l’environnement beaucoup plus accessible que lorsque nous n’avions que Jira. Si je devais recommander la plateforme à quelqu’un, je conseillerais vivement d’associer Jira à Confluence. La valeur ajoutée de cette combinaison est énorme. »

Pour cette nouvelle base d’utilisateurs, moins orientée IT, les produits Atlassian recueillent également les éloges de Ralph : « Des outils comme Jira et Confluence sont tellement intuitifs qu’ils nécessitent très peu de formation. » Il explique comment il accompagne les nouveaux utilisateurs dans les workflows Atlassian de l’entreprise : « À mesure que nous adoptons davantage de pratiques agiles dans nos opérations ICT, nous voyons aussi apparaître de plus en plus de tableaux blancs physiques dans nos bureaux. »

Ces tableaux Kanban et SCRUM physiques trouvent d’ailleurs de nombreux équivalents dans leurs versions digitales au sein de Jira. J’encourage souvent les nouveaux arrivants à commencer par travailler avec un tableau réel. Une fois qu’ils ont pris le rythme d’un workflow agile, ils passent naturellement à nos outils digitaux. »

L’enthousiasme de Ralph Kringhs pour les outils Atlassian ne semble pas s’être émoussé depuis qu’il a commencé à utiliser Jira il y a dix ans. Et on comprend facilement pourquoi. Son environnement digital repose sur des outils fiables et intuitifs, utilisables par tous pour une grande variété d’opérations — exactement ce dont une organisation de l’envergure de Brussels Airport a besoin. Le quotidien de Ralph est rendu encore plus simple grâce aux services managés d’Idalko. En externalisant une grande partie des tâches chronophages liées à la gestion d’une suite à si grande échelle, les équipes peuvent se concentrer sur l’essentiel : développer et maintenir les applications qui permettent aux voyageurs d’arriver à destination.

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