De wereld bereiken met TVH

Reaching across the globe with TVH:
the challenges a global company faces

Toen TVH in 1969 werd opgericht, was het een familiebedrijf dat verschillende soorten machines kocht, verkocht en herstelde. De focus lag vooral op heftrucks, en dat binnen een lokale markt in België en de omliggende landen. Die focus zou al snel verschuiven. TVH breidde uit over de hele wereld, en die internationale groei weerspiegelde zich rechtstreeks in het personeelsbestand. Begin jaren ’90 telde het bedrijf een honderdtal medewerkers. Bij de start van het nieuwe millennium waren dat er al meer dan 400.

Stap voor stap groeide TVH uit tot een wereldwijde one-stop shop voor onderdelen en accessoires voor material handling, industriële en landbouwmachines. In 2019 werkten meer dan 6.700 medewerkers voor de groep, verspreid over de hele wereld.

Eén van die 6.700 medewerkers is Matthias Wiels, Delivery Coach binnen de IT-organisatie van TVH. Zijn rol? Ervoor zorgen dat de teams die software bouwen voor TVH zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Geen evidente opdracht, want TVH heeft een unieke en complexe organisatiestructuur.

Midden in een sterke groeifase kiest TVH er bewust voor om zijn mensen maximaal in te zetten op de kernactiviteiten van het bedrijf. Efficiëntie en focus zijn daarbij geen nice-to-haves, maar randvoorwaarden voor verdere schaalvergroting.

Verdeel (jouw bedrijf) en heers

“TVH is opgesplitst in twee hoofdgroepen: TVH Parts en TVH Equipment,” legt Matthias uit. “Tot enkele jaren geleden deelden ze één IT-afdeling, maar om efficiënter te kunnen werken hebben we die structuur bewust opgesplitst.”

Beide businessunits hebben hun eigen specialisatie. “TVH Equipment staat buiten België bekend onder de merknaam mateco — de unit waar ik zelf in werk. Die focust zich op de verkoop en verhuur van hoogwerkers en werkplatformen.” TVH Equipment is actief in meer dan 18 landen, voornamelijk in Europa, maar ook in onder meer Mexico, Chili en Panama.

De werking van TVH Equipment bestaat uit verschillende kernactiviteiten. “De hoofdactiviteit is verhuur. Na elke retour moet een machine grondig gecontroleerd worden voor ze opnieuw ingezet kan worden: is ze proper, is de batterij opgeladen of de tank gevuld, is er onderhoud nodig? Dat valt onder Service. Daarna is er Planning: bepalen hoe we onze machines zo efficiënt mogelijk bij de klant krijgen. Aan het einde van de verhuurcyclus komt Sales in beeld. Om onze vloot up-to-date te houden, verkopen we machines vaak relatief snel na aankoop. Machines die niet langer verhuurd worden, belanden op ons platform voor tweedehandsmaterieel.”

“Daarnaast zijn er uiteraard nog andere, kleinere activiteiten. Finance raakt vrijwel elke afdeling, en ook Digital wint snel aan belang. Waar klanten vroeger vooral telefonisch of via e-mail contact opnamen, onderzoeken we nu hoe we die interacties kunnen automatiseren. Denk aan machine learning om bijvoorbeeld inkomende e-mails automatisch te verwerken.”

De juiste ondersteuning, precies wanneer nodig

De complexe bedrijfsstructuur van TVH weerspiegelt zich ook in de IT-organisatie. “Voor elke activiteit binnen onze business werken één of meerdere IT-teams,” legt Matthias uit. “Toen we loskwamen van TVH Parts, zijn we gestart met Jira en Confluence om onze workflows te stroomlijnen. In plaats van zelf ook nog het beheer van die tools op te nemen, wilden we ons blijven focussen op de complexiteit van het echte werk. Daarom hebben we dat beheer meteen uitbesteed.” Een beslissing die zijn waarde snel bewees.

“Via iemand die we vertrouwen kwamen we uit bij de Managed Services van Idalko. We zochten heel gericht een partner met diepgaande ervaring in Atlassian-producten. Een partij die haar strepen al verdiend had, sterke ondersteuning kon bieden en werkte met duidelijke SLA’s. Maar vooral: we hadden nood aan de vrijheid om onze eigen infrastructuur te hosten. Alles draait bij ons op Google Cloud, inclusief onze Jira- en Confluence-omgevingen. Zo behouden we volledige controle over onze set-up.”

Door het beheer van de Atlassian-tooling uit te besteden, krijgt TVH Equipment de flexibiliteit en snelheid die nodig zijn om te blijven groeien. Tegelijk ondersteunt die keuze een bredere culturele shift. “We wilden elk team administrator maken binnen Jira, zodat ze hun eigen workflows kunnen beheren. Dat geeft maximale autonomie. Als een team morgen met post-its wil werken, kan dat meteen. Diezelfde vrijheid willen we ook digitaal bieden. Vandaag kunnen teams hun setup aanpassen of een geautomatiseerde testflow opstarten zonder te moeten wachten op goedkeuring van management.”

“Onze keuze viel bewust op een partner met bewezen ervaring in Atlassian-producten.”

De overstap naar Jira en Confluence ging gepaard met een migratie van bestaande systemen naar de Google Cloud-omgeving. “Voor die migratie konden we simpelweg niet werken zoals we wilden. De omgeving was instabiel en overladen met plugins, wat de performantie sterk afremde.” De nieuwe set-up bracht rust, schaalbaarheid en opnieuw controle.

De voorbereiding nam uiteindelijk meer tijd in beslag dan de migratie zelf.

De grootste uitdaging was het correct ontsluiten van de data uit het oude systeem. Daarna ging het vooral om keuzes maken: wat nemen we mee, en wat kunnen we vereenvoudigen?” Idalko ondersteunde TVH in elke stap van dat traject. “We hebben samen het migratieplan opgesteld. Vervolgens maakte Idalko een back-up van het oude systeem en bepaalden we het ideale moment voor de effectieve migratie. Na alle voorbereiding en testen was de migratie zelf in één nacht afgerond.

De volgende globale stap

Nu de IT-afdeling van TVH Equipment zich niet langer hoeft bezig te houden met het beheer van de tooling, ontstaat ruimte om vooruit te kijken. “Als organisatie willen we één globale groep vormen, waarbij lokale teams voldoende vrijheid behouden om hun eigen manier van werken te bepalen. Dat zit vervat in onze slogan Think global, act local.” Die aanpak levert een duidelijk voordeel op: “We kunnen bijzonder snel inspelen op lokale markten.”

Vanuit IT-perspectief is de huidige situatie echter te complex geworden. “We kampen met bijna evenveel IT-systemen als landen waarin we actief zijn. Dat is het gevolg van onze groei per land en van verschillende overnames doorheen de jaren.” Daarom lanceerde TVH Equipment drie jaar geleden het Q.one-initiatief. “Met Q.one willen we al onze operationele bedrijven verbinden via één overkoepelend type workflow. Het doel is om 85% van onze businessprocessen te harmoniseren.”

De wereldwijde schaal van TVH is indrukwekkend, en de geplande veranderingen zijn dat minstens evenzeer. Door workflows over landen en entiteiten heen te vereenvoudigen en te uniformeren, creëert TVH een stevige basis voor verdere groei. Matthias Wiels vat de rol van managed services daarin scherp samen: “In theorie zouden we iemand intern kunnen opleiden om onze installatie te beheren. Maar gezien TVH zich in een intense groeifase bevindt, met zeer specifieke uitdagingen, zetten we onze mensen liever in op onze kernactiviteiten. De managed services van Idalko houden onze handen vrij om het bedrijf naar een hoger niveau te tillen.”

Het uitbesteden van het beheer van de Atlassian-tooling levert TVH precies wat het nodig heeft: maximale flexibiliteit en snelheid, zonder afleiding van wat er echt toe doet.

Ontdek wat we samen kunnen bereiken.

NEEM CONTACT OP