Migratie naar Jira Cloud: De test-checklist die u niet kunt negeren

Migreren naar een nieuwe Jira Cloud instance is een ontmoedigend proces en het gaat gepaard met veel bewegende delen, waaronder uw workflows, gebruikersbestand en actieve backlog.

Op basis van onze ervaring kunnen we het echter niet vaak genoeg benadrukken: test, test en nog eens testen. In deze gids leggen we uit waarom shortcuts in de testfase grote risico’s met zich meebrengen en nemen we u stap voor stap mee door onze complete testchecklist voor een Jira Cloud-migratie.

Het belang van testen bij een Jira Cloud migratie

Uit onze ervaring met het begeleiden van migraties weten we dat het overslaan of beperken van de testfase bijna altijd leidt tot onverwachte problemen zodra het systeem live gaat. En die problemen zijn volledig te voorkomen. Ze laten vooral zien hoe cruciaal een grondig testproces is.

In de post-mortemfase van het project is de belangrijkste vraag waarom er geen voldoende robuust testproces was. Moeten onze consultants zich meer inspannen om elk element van elke workflow nauwgezet te testen? Of zat het echte probleem in een onvoldoende afbakening van wat voor de teams van de klant het belangrijkst was?

Onze conclusie: het is een combinatie van beide. Daarom zien wij projectmanagement als een even essentieel onderdeel van een migratie als het technische werk zelf.

Jira Cloud Migratie: Testoverzicht

Onze Jira-experts hebben ervaring met het uitvoeren van tientallen grootschalige migraties. Op basis hiervan adviseren wij dat elk goed migratieplan altijd de volgende onderdelen moet bevatten. Er moeten zijn:

• Duidelijke verantwoordelijkheden rond het testen
• Een uitgebreide checklist van alles wat gecontroleerd moet worden
• Voldoende tijd om eventuele problemen vóór de lancering op te lossen

Daarnaast zijn goede back-ups onmisbaar. Ze maken het mogelijk dat de migratie kan worden teruggedraaid in een worst-case scenario. Maar zo’n rollback zorgt altijd voor flinke verstoring binnen uw organisatie, kost tijd en geld en helpt niet bepaald om draagvlak voor de procesverandering te creëren. Het is daarom een absolute noodmaatregel die u het liefst wilt vermijden.

Duidelijke verantwoordelijkheden

In elk project is het waardevol om één projectleider aan te wijzen die de eindverantwoordelijkheid en het mandaat draagt. Hij of zij is verantwoordelijk voor de planning, monitort de voortgang en verdeelt de nodige resources.

Bij een complex traject zoals een migratie is dit extra belangrijk. Zo’n proces raakt meerdere teams binnen de organisatie en kan, wanneer het misloopt, aanzienlijk verstorend werken. Kwaliteitsbewaking is hier een belangrijk onderdeel van, door ervoor te zorgen dat er ruimte is voor een realistische planning, inclusief voldoende ruimte voor onvoorziene problemen.

U kunt ook veel problemen voorkomen door tijdig en helder te communiceren met uw teams. Leg uit wat er gaat gebeuren, wanneer en waarom en nodig mensen uit om vragen te stellen of mee te denken. Dit maakt het veranderproces beheersbaarder en creëert draagvlak. Het is daarom een essentieel onderdeel van het project en een kerntaak van de projectleider.

Een uitgebreide test-checklist

Als onderdeel van het testproces hebt u een volledige checklist nodig van alle functionaliteiten en features die voor de lancering moeten worden gecontroleerd. Ga daarbij nooit uit van aannames. Door actief bij uw teams na te vragen hoe zij Jira in de praktijk gebruiken, ontdekt u vaak functies of afhankelijkheden die anders gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

Uw test-checklist moet in ieder geval bevatten:

• Alle dagelijkse processen binnen uw projecten (zoals het aanmaken, bijwerken en doorzetten van issues) en de issue types die u gebruikt (met speciale aandacht voor aangepaste elementen).
• De functionaliteit die wordt gebruikt voor uw backlogs, boards en sprints
• Hoe uw data eruitziet nadat deze is gemigreerd naar de nieuwe instance (met veel aandacht voor aangepaste elementen en velden)
• Of groepsnamen en configuratie-instellingen conflicten kunnen veroorzaken
• Alle gebruikersrechten binnen uw instance, plus de toegang die gebruikers hebben tot relevante functies en informatie
• Uw beveiligingsinstellingen, toegangscontroles en firewall-regels
• Al uw processen die worden uitgevoerd via Marketplace apps en integraties van derden (en met andere Atlassian-producten) en hoe structurele wijzigingen afhankelijkheden zullen beïnvloeden.
• Hoe uw datacenter en cloud-omgeving samenwerken, inclusief opslagbehoeften en -capaciteit
• Bevestiging dat alle cruciale data in elke fase worden geback-upt

Voordat de uiteindelijke migratie wordt uitgevoerd, moet u uw oude instantie in 'alleen-lezen'-modus zetten om te voorkomen dat er nieuwe gegevens worden ingevoerd. Deze uitschakeling moet deel uitmaken van het testproces en moet gepaard gaan met berichten voor gebruikers waarin wordt uitgelegd wat er gebeurt en wanneer.

Het is ook bijzonder belangrijk om ervoor te zorgen dat uw beveiligingsinstellingen en gebruikersrechten correct zijn ingesteld op de nieuwe instantie. Als u dubbele of ongebruikte accounts of overbodige integraties hebt, is het verstandig om deze te verwijderen voordat de migratie wordt uitgevoerd om kwetsbaarheden te verminderen die indringers toegang kunnen geven tot uw systemen (en ook om de hoeveelheid gegevens die moet worden gemigreerd te verminderen). Het is ook een goede gelegenheid om two factor authenticatie in te voeren, als dat nog niet is gebeurd.

Het is ook belangrijk om vertegenwoordigers van verschillende teams erbij te betrekken (waaronder uw ontwikkel-, beveiligings- en supportafdelingen) om problemen te identificeren die anders misschien niet naar boven zouden komen tijdens algemene tests.

De Cloud Migration Assistant van Atlassian kan u helpen om verbinding te maken met uw cloud-omgeving en tests uit te voeren. De tool kan ook nuttig zijn door een post-migratierapport en foutenlogboek te leveren nadat de testmigraties zijn uitgevoerd, waarin problemen die naar voren zijn gekomen worden gemarkeerd.

Tijd om problemen op te lossen

Het hebben van een plan is natuurlijk niet het einde van het proces. Zodra u problemen hebt geïdentificeerd, moet u voldoende tijd in de planning hebben ingebouwd om ze op te lossen, zodat u de nieuwe instantie kunt lanceren met een hoge mate van vertrouwen dat uw data en workflows intact zijn.

Het is heel belangrijk om voldoende tijd te voorzien om grondige tests uit te voeren, het migratieteam en de testers met elkaar te verbinden en vervolgens oplossingen te implementeren. U kunt ervan uitgaan dat alles wat in dit stadium nog niet is geïdentificeerd, ook niet wordt opgelost en dat onopgeloste problemen later grotere problemen zullen veroorzaken.

Atlassian raadt aan om een maand voorafgaand aan een cloud-migratie te testen, waarbij deze fase 25% van de totale werklast van het migratieproject in beslag neemt. Dit geeft u voldoende tijd om problemen te vinden en aan te pakken en testmigraties opnieuw uit te voeren totdat u tevreden bent met het resultaat (waarbij u er elke keer voor zorgt dat eerdere iteraties van de nieuwe instance volledig zijn verwijderd).

Het is ook goed om te weten dat het migratieproces niet ogenblikkelijk verloopt. Atlassian adviseert dat de Jira Cloud Migratie Assistent tussen de 5 miljoen en 21 miljoen issues in 24 uur kan implementeren, afhankelijk van uw optimalisatie niveau.

Als dit is gebeurd, kunt u een migratiedatum plannen (waarbij u een tijdstip kiest dat zo min mogelijk verstoring voor uw organisatie oplevert) en de laatste voorbereidingen voor het proces treffen.

Conclusie

Hoewel het runnen van een bedrijf kan lijken op het proces van het bouwen van een vliegtuigmotor tijdens de vlucht, is het onze sterke aanbeveling om een beleid te voeren van twee keer meten, één keer knippen als het aankomt op het delicate proces van Jira Cloud migraties.

Problemen achteraf proberen op te lossen of, erger nog, de migratie terugdraaien zal tijd en middelen verspillen en het enthousiasme van uw teams voor het project aanzienlijk verminderen. Als uw nieuwe instantie bovendien wordt geleverd met standaardwachtwoorden, open gebruikerstoegangsrechten of verminderde vereisten voor multifactor authenticatie, kan dit aanzienlijke beveiligingsproblemen opleveren voor uw organisatie.

Onze aanpak wordt geschetst in deze formule:
Goed testen + vroege oplossingen + herhalen in productie = een soepele gebruikerservaring voor iedereen

Een grondige beoordeling, planning en testfase helpt bovendien om duplicaties en overbodigheden te ontdekken, waardoor u uw gebruik van het product kunt stroomlijnen en optimaliseren. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om uw inzet van apps te evalueren en uw teams te trainen in nieuwe (of bestaande) functionaliteiten, zodat u met een frisse start kunt beginnen op een geüpgradede platform omgeving en met geoptimaliseerde processen.

Als u meer wilt weten over dit onderwerp, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons team.